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[其他资料] 计调的基本工作流程

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发表于 2013-3-16 17:44:16 | 显示全部楼层 |阅读模式
计调的工作十分重要,下面是计调的基本工作流程。,要做好计调和外联人员必须要清楚线路,要不客人会把自己问倒

计调是旅行社完成地接、落实发团计划的总调度、总指挥、总设计。“事无巨细,大权在握”,具有较强的专业性、自主性、灵活性。如果说“外联”是辛勤的采购员,那么计调就是“烹饪大师”,经他们的巧手要把“酸、甜、苦、麻、辣、咸”的不同滋味调制出来以满足不同团队的“口味”,确实需要一定的技巧。计调人员提高工作效率、避免差错应注意以下几个方面的问题。

一、人性化。计调人员在讲话和接电话时应客气、礼貌、谦虚、简洁、利索、大方、善解人意、体贴对方,养成使用“多关照”、“马上办”、“请放心”、“多合作”等“谦词”的习惯,给人亲密无间,春风拂面之感。每个电话,每个确认,每个报价,每个说明都要充满感情,以体现你合作的诚意,表达你作业的信心,显示你准备的实力。书写信函、公文要规范化,字面要干净利落、清楚漂亮,简明扼要、准确鲜明,以赢得对方的好感,以换取对方的信任与合作,一个优秀的计调人员,一定是这个旅行社多彩“窗口”的展示,它像“花蕊”一样吸引四处的“蜜蜂”纷至沓来。

二、条理化。计调人员一定要细致地阅读对方发来的接待计划,重点是人数、用房数,有否自然单间,小孩是否占床;抵达大交通的准确时间和抵达口岸,核查中发现问题及时通知对方,迅速进行更改。此外,还要看看人员中有否少数民族,或宗教信徒,饮食上有无特殊要求,以便提前通知餐厅;如果发现有在本地过生日的游客,记得要送他一个生日蛋糕以表庆贺。如人数有增减,要及时进行车辆调换。条理化是规范化的核心,是标准化的前奏曲,是程序化的基础。

三、周到化。“5定”(定房、定票、定车、定导游员、定餐)是计调人员的主要任务。尽管事物繁杂缭乱,但计调人员头脑必须时刻清醒,逐项落实。这很像火车货运段编组站,编不好,就要“穿帮”、“撞车”,甚至“脱节”。俗话说:“好记性不如烂笔头”。要做到耐心周到,还要特别注意两个字。第一个字是“快”,答复对方问题不可超过24小时,能解决的马上解决,解决问题的速度往往代表旅行社的作业水平,一定要争分夺秒,快速行动。第二个字是“准”,即准确无误,一板一眼,说到做到,“不放空炮”,不变化无常。回答对方的询问,要用肯定词语,行还是不行,“行”怎么办?“不行”怎么办?不能模棱两可,是似而非。

四、多样化。组一个团不容易,往往价格要低质量要好,计调人员在其中往往发挥很大作用。因此,计调人员要对地接线路多备几套不同的价格方案,以适应不同游客的需求,同时留下取得合理利润的空间。同客户“讨价还价”是计调人员的家常便饭。有多套方案,多种手段,计调就能在“变数”中求得成功,不能固守“一个打法”,方案要多、要细、要全,你才可“兵来将挡,水来土掩”,纵然千变万化,我有一定之规。

五、知识化。计调人员即要具有正常作业的常规手段,还要善于学习,肯于钻研,及时掌握不断变化的新动态,新信息,以提高作业水平,肯下工夫学习新的工作方法,不断进行“自我充电”,以求更高、更快、更准、更强。如要掌握宾馆饭店上下浮动的价位;海陆空价格的调整,航班的变化;本地新景点,新线路的情况,不能靠“听人家说”,也不能靠电话问,应注重实地考察,只有掌握详细、准确的一手材料,才能沉着应战、对答如流,保证作业迅速流畅。
计调人员不仅要“埋头拉车”,也要“抬头看路”,要先学一步,快学一步,早学一步,以丰富的知识武装自己,以最快的速度从各种渠道获得最新的资讯,并付诸研究运用,才可以“春江水暖鸭先知”。虚心苦学、知识化运作其实是最大的窍门。
发表于 2013-3-16 17:47:21 | 显示全部楼层
如何开办、经营新的旅行社

想开一家新的旅游公司,首先要几个前提要考虑:
首先:你需要知道这个市场是什么样子的,有的朋友认为开个旅行社很简单,不就是组织游客出去旅游吗?,开旅行社和开始一家企业是一样的, 要有人力、物力、主营思想、客户渠道、办公地点、办公设备....
一天,我和一位网友聊天,我很赞赏她的勇气和信心, 但是她从来没有经营过旅游也不知道如何经营,没有对市场分析过。只是想勇往直前的干一场,她和他的朋友们已经做好了吃苦的准备,但当我们聊天的时候:
我问她:你能做出一个“关于开设旅行社的可行性经济分析”吗?
她很犹豫说:“可以吧”,这样就不行,如果你想经营一个旅行社,你必须有你自己的打算,同时你应该知道你的利润如何产生,而在运作旅行社之前就有过“关于开设旅行社的可行性经济分析”要给自己新开的公司下任务指标,但不完全是经济指标,同时要有如何经营的方式方法,《可行性分析》要有如下的因素:
一,    我的主营方向:
旅游零售商:全国的旅行社已经遍布各个市区,想在这几万家旅行社中有站脚之地,就必须有你的特点。旅行社的经营形式是多种多样的,有的是运作常规线路,就是我们在报纸上看到的大多数行程,云南、海南、北京、青岛、大连、四川等,报纸上我们看到的雷同项目,这都是常规线路,通过宣传手段招徕零散游客的,我们的专业术语上称这样的旅行社为零售商,这种经营比较简单,就是拿来旅游目的地旅行社的现成的线路行程,用你自己的方式做广告招来游客,线路行程内容都基本来自于当地的组团社,但与您竞争的对象非常多。
旅游批发商:旅行社借助自己对当地比较熟悉有比较丰富的知识、关系的强势,可以拿到比较便宜的价格,将吃、住、行、景点、交通打包组成线路,然后报价,例如:云南9天的行程价格某当地旅行社可以做到1800/每人,这时他们便向全中国各地同行发布消息,他们的接待价格是1900,此时,云南之外的旅行社在此基础上加价(100元-200元/每人)这是运作常规线路的基本方式。其他城市也有这样操作的旅行社,我们的专业术语称他们为旅游批发商:
二、我的旅游产品。
          说白了,旅行社的旅游产品经常是作出某个旅游线路、旅游项目和题材供游客选择的,如果有游客买你的帐, 你的旅游产品就成立了,比如,我设计的“海岛钓鱼团”每周发团一次,对于这个行程游客游客是认可的,我们为游客提供了去钓鱼期间的吃住行,打包加上利润,游客同意了、付钱的就等于我的产品卖出了
          按照上面我举出了例子,某旅行社给出的线路(旅游产品)是必须有细节的,产品必须说明(成本的支出内容)涵括的内容,酒店费、餐费、用车费、当地交通费、导游费、景点费用、保险费等,那么,旅行社在原价上加价(200或300或更多)销售给客人的价格就是利润了。旅行社也可以自己设计线路(旅游产品),设计的产品同样也要包括 吃、住、行、交通、导游、保险等费用,然后打包计算成本,如果成本是2800,那你的对外卖价就要加上你想要达到的利润。
三、特殊的经营项目:     旅行社可不完全是经营常规线路的的,有主营机票的,由于旅行社的经理了解机票市场,这是他们的营业资源,他们通过自己的关系和特殊的经营手段可以在这个市场独霸一方,我的机票价格就是比别人搞的便宜,这样就形成了他自己的经营模式。
         有的旅行社看准了体育旅游这个市场,便专门的在这方面下功夫,逐渐形成了一个主要“阵地” 相关体育的项目:登山、骑车、钓鱼等都是他们的强项,随之产生了“XXX体育旅行社” 。还有的旅行社专门接收散客为主、老年为主等等主题性的旅行社
         
四,    旅游市场分析;
          根据你所在的地理环境和人气特点及自身条件组织相对应的旅游经营, 写一份《可行性经营分析》。其内容要有你的近期和远期的计划、分析当地销售的方式、其他旅行社的经营方法和效果、具体利润产生的细节、(拿自己成品作为实例)每项的成本支出情况、如何保证利润的产生,说白了, 就像个标书,这样可以提高你自己开办企业的信心也可以说服你的股东参与你的公司的决心....
五,    业务特点和特色。
          当今,如果你想立足于的旅游市场,如果没有自己的特色,想学习别人的做法,“吃剩饭”是很难发展的。如果采用模仿其他企业的做法,就像是婴儿学步,在大人眼里你总是个孩子,但如果你有你的特点,别人会认为你是“远来的和尚会念经” 认为你有前途有智慧,也愿意和你打交道......
六,    市场调查与市场分析:
          启动任何一个企业都要进行在你范围之内的市场分析,任何一个人或一个企业都不是万能的是有局限性的,那么你的局限是什么? 你的人力(你有多少人?有没有真正的强兵和智慧将领?)、物力(开办旅行社必须有办公地点、房间面积、办公的设备包括机、打印机、电脑、复印机、办公桌等等)、财力(你有多少流动资金?你可以支付多大的团量的份额?)都是你经营的起步资本,一定要考虑充分。
           充分考虑自己的天时、地利、人和;分析自己的强势和弱势加以补充和利用,千万不要蛮干。
七,    人才的使用;
         不管你以前是不是这个行业的人,你的工作中是离不开专业人员的,技术是企业的神经系统。所以一定要有懂行的人协助你经营,哪怕是一段时间,利用行家原有的经营技术发展和利用自己的实力。
开设旅行社要看你的旅游公司是多大, 你的规模将构成你的结构
我用一个中型的旅行社给你做举例:
办公室工作人员:经理、副经理、财务
接待部:接待部经理1名   导游若干(可以是兼职)
销售部:根据你的业务拟定销售人员的数量。15名
计调部:计调部经理 1名 计调工作人员2名
特种项目部,经理1名 工作人员2名
办公室OP 1名, 负责日常的工作调节传到经理旨意,对外联络。
后勤人员, 根据你的情况可有可无。
我做了近30年的旅游,不是全能的 一点点建议而已
八、开办新社的步骤
现在开办旅行社是要分国际社和国内社
不过你是开设国际社或国内社首先要通过当地的旅游部门和工商部门的批准。
国际社
审批名称:国际旅行社设立审批
审批依据:《行政许可法》、《旅行社管理条例》、《旅行社管理条例实施细则》
申请条件:
  (一)有固定的营业场所;
  (二)有必要的营业设施;
  (三)注册资本不得少于150万元人民币;
  (四)交纳质量保证金60万元人民币。
申请审批需提交的材料:
  (一)设立申请书;
  (二)设立旅行社可行性研究报告;
  (三)旅行社章程;
  (四)旅行社经理、副经理履历表;
  (五)开户银行出具的资金信用证明、注册会计师及其会计师事务所或者审计师事务所出具的验资报告;
  (六)经营场所证明;
  (七)经营设备情况证明。
审批程序:
  (一)申请人向所在地的省级旅游行政管理部门提出申请;
  (二)省级旅游行政管理部门审查同意后,报国务院旅游行政主管部门;
  (三)国家旅游局质量规范与管理司审核省级旅游行政管理部门报送的《关于同意设立ⅩⅩ国际旅行社的请示》及申请设立国际旅行社应提交的材料,作出受理或不予受理的决定,并通知省级旅游行政管理部门;
  (四)国家旅游局质量规范与管理司对同意受理的设立国际旅行社的申请提出审批意见,报国家旅游局局长批准;
  (五)国家旅游局质量规范与管理司将批准或不予批准的结果告知省级旅游管理部门,由省级旅游管理部门通知申请人。
审批期限:30个工作日
收费标准:不收费
国内社的开办条件差不多,只是注册资金和风险抵押金额度有变化。
九、经营细节
1,广告的发布:
首先是对你的产品有足够的信心,熟知自己销售产品的各个细节(房、餐、车、景点、接待单位的情况)广告发布之日起必须有专人接待、接听、接受任何形式的咨询,如今的销售方式是多种多样的,电子商务、销售人员、媒体宣传、大型活动等各类推广都是你可以认真考虑的方式
2,有能力的OP, 计调工作人员:
你的每一名工作人员不一定都是精英,但他们是用心的,对企业忠诚的、好学的,有了好的计调工作人员(和旅行社的工作人员)就等于你有了好的内脏,如果你的内脏不好就意味着你已经走在了衰亡的道路上,所以保证你的内脏正常的工作非常重要,企业要像人一样细心的呵护你的各个器官
3,对待你的游客
你的游客是你生长身体的食品也是公司的命脉,如何对待游客(客户)? 你知道应该考虑什么吧?
4,相关单位
任何企业和公司都有自己的相关单位和个人,旅游行业也不会例外的,与我们经常打交道的酒店、宾馆、餐厅、景点、车队、导游、、司机、航空公司、铁道部门、旅游商店、保险公司、监管部门等都需要我们随时的保持各种各样的联络,建立关系网就如同人体的血管,如果哪个环节出现堵塞企业都会不舒服的
5,财务
6,客户策略
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